Als Nederlandse betaalinstelling is MultiSafepay op grond van de financiƫle wet- en regelgeving verplicht je bedrijfsstructuur volledig te begrijpen en de identiteit van de uiteindelijk belanghebbenden (UBO's) van je onderneming vast te stellen en te verifiƫren. Voor een besloten vennootschap of een stichting administratiekantoor zijn daarvoor soms naast de UBO-verklaring extra documenten nodig.
Algemene richtlijnen
1 Rechtsvorm: Besloten vennootschap (B.V.)
Wanneer:
- je bedrijf een bv zonder enig aandeelhouder is, of
- er in je bedrijfsstructuur een bv zonder enig aandeelhouder voorkomt,
dan vraagt MultiSafepay om een aandeelhoudersregister. Dit is een officieel document waarin de aandeelhouders en het geplaatste kapitaal worden bijgehouden.
Zorg ervoor dat de volgende bladzijden aanwezig zijn: het voorblad, het geplaatste kapitaal en de aandeelhouders.
2 Rechtsvorm: Stichting administratiekantoor (STAK)
Wanneer:
- je bedrijf een stichting administratiekantoor is, of
- er in je bedrijfsstructuur een stichting administratiekantoor voorkomt,
dan vraagt MultiSafepay altijd om een certificaathoudersregister van dit bedrijf. Een certificaathoudersregister is een officieel document waarin de certificaathouders en de uitgegeven certificaten worden bijgehouden.
Zorg ervoor dat de volgende bladzijden aanwezig zijn: het voorblad, het gecertificeerde kapitaal en de certificaathouders.
Voorbeeldsituatie en benodigde documenten
Benodigde extra documenten voor het identificeren en verifiƫren van de UBO's:
- Aandeelhoudersregister Bedrijf A
- Aandeelhoudersregister Bedrijf D
- Certificaathoudersregister STAK E
- Aandeelhoudersregister Bedrijf F
- Identiteitsbewijs Persoon A, B en C
Tijdens de onboarding kent MultiSafepay je volledige structuur nog niet. Daarom vermeldt MultiSafepay bij de vraag om het eerste aandeelhoudersregister het volgende:
āZijn er bedrijven zonder enig aandeelhouder die belang hebben in bovenstaande onderneming, dan ontvangen wij ook graag een kopie van het aandeelhouders- of certificaathoudersregister van die onderneming.ā
In de voorbeeldsituatie hierboven vraagt MultiSafepay om het aandeelhoudersregister van Bedrijf A. Met ābedrijven zonder enig aandeelhouder die belang hebben in bovenstaande onderneming (Bedrijf A)ā worden bedoeld:
- Bedrijf D, met 25% belang in Bedrijf A en zonder enig aandeelhouder
- STAK E, met 50% belang in Bedrijf A (een STAK)
- Bedrijf F, met 30% belang in Bedrijf A en zonder enig aandeelhouder
Omdat Bedrijf B en Bedrijf C een enig aandeelhouder hebben, is voor hen geen aandeelhoudersregister nodig. Enig aandeelhouders van Nederlandse bedrijven staan geregistreerd bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Omdat Bedrijf G maar 5% belang heeft in Bedrijf A, is daarvoor meestal geen aandeelhoudersregister nodig. In uitzonderlijke gevallen kan MultiSafepay er toch om vragen.
Notariƫle UBO-verklaring
Is je structuur complex, of kun je niet alle gevraagde aandeelhouders- of certificaathoudersregisters aanleveren? Dan vraagt MultiSafepay om een UBO-verklaring of organogram, opgesteld door een notaris. Dit mag ook door je accountant of advocaat worden opgesteld.