Betalingsmethoden instellen in Emlinked

Inleiding

Een betalingsmethode bepaalt hoe een huurder of leverancier betaalt, bijvoorbeeld via bank, iDEAL of automatische incasso. In Emlinked koppelt u de betalingsmethode aan een huurder of een huurcontract; Business Central gebruikt die vervolgens bij facturen, incasso's en betalingsexports.

De pagina Betalingsmethoden openen

U opent de pagina op een van deze twee manieren:

1. Via Verkoopinstellingen: zoek via het zoekicoon (vergrootglas) rechtsboven op Verkoopinstellingen en open de pagina. Kies bovenin het tabblad Betalingen en klik op Betalingsmethoden.
2. Of direct: zoek via het zoekicoon op Betalingsmethoden en kies de pagina uit de resultaten.

U ziet een lijst met alle bestaande betalingsmethoden, bijvoorbeeld BANK, CONTANT, IDEAL en INCASSO.

Een nieuwe betalingsmethode aanmaken

1. Klik op de pagina Betalingsmethoden op + Nieuw. Er verschijnt een lege regel.
2. Vul bij Code een korte, herkenbare code in, bijvoorbeeld SEPA of IDEAL.
3. Vul bij Omschrijving een duidelijke naam in, bijvoorbeeld “SEPA-incasso”.
4. Kies bij Tegenrekeningsoort het soort rekening waarop de betaling direct wordt geboekt: Grootboekrekening of Bankrekening.
5. Vul bij Tegenrekeningnr. de bijbehorende rekening in. Laat dit veld leeg als betalingen niet direct bij het boeken van de factuur moeten worden afgeletterd.
6. Gaat het om automatische incasso, vink dan Incasso aan en vul Betalingscondities van betaling per incasso in.
7. Wordt de betaling via de MSP-betaalkoppeling verwerkt, vink dan Use MSP aan.
8. Kies bij Regeldefinitie betalingsexport de exportdefinitie, als u betalingen voor deze methode als bankbestand exporteert.

De regel wordt automatisch opgeslagen zodra u de regel verlaat.

Uitleg van de velden

Voorbeelden van betalingsmethoden

Bij geen van deze methoden is een tegenrekeningnr. of een regeldefinitie betalingsexport ingevuld. Betalingen worden dus niet direct afgeboekt, maar via de bank afgeletterd.

Betalingsmethode koppelen aan een huurder en een huurcontract

U stelt de betalingsmethode in op twee plekken, in het veld Betalingswijze. Het huurcontract heeft voorrang; is het veld op het huurcontract leeg, dan geldt de betalingswijze van de klantenkaart.

Op de klantenkaart

1. Open via het menu Huurders de klantenkaart van de huurder.
2. Ga naar het sneltabblad Betalingen.
3. Klik in het veld Betalingswijze, kies de betalingsmethode uit de lijst (bijvoorbeeld INCASSO) en klik op OK.

Op de huurcontractkaart

1. Open via het menu Huurcontracten de huurcontractkaart.
2. Kies op het sneltabblad Algemeen bij Betalingswijze de gewenste methode. Laat het veld leeg als de betalingswijze van de klantenkaart moet gelden.

Voorbeeld: staat op de klantenkaart INCASSO en op het huurcontract BANK, dan wordt voor dit huurcontract BANK gebruikt.

Bij incasso: controleer of er een geldige incassomachtiging en een IBAN van de huurder is vastgelegd. Een gewijzigde betalingswijze geldt voor nieuwe facturen; al geboekte facturen veranderen niet mee.

Tips en veelgemaakte fouten

• Codes niet wijzigen of verwijderen als ze al bij huurders of facturen in gebruik zijn. Maak liever een nieuwe methode aan.
• Tegenrekeningnr. alleen invullen bij directe betaling, zoals contant. Anders wordt de factuur bij het boeken direct als betaald afgeboekt.
• Incasso aanvinken en de betalingsconditie invullen horen bij elkaar: zonder betalingsconditie klopt de vervaldatum van incassofacturen niet.
• Gebruik duidelijke omschrijvingen, want deze verschijnen op documenten die de huurder te zien krijgt.
• Knop Vertaling: hiermee legt u een omschrijving in een andere taal vast, bijvoorbeeld voor Engelstalige huurders.